İngilizce mail yazmak iş hayatında öğrenilmesi gereken temel konulardan birisidir. Peki İş İngilizcesi içeren bir mail nasıl yazılmalıdır? En başından başlayalım;
Öncelikle mailimi kime yazdığınız çok önemlidir. Karşınızdakinin cinsiyetinden emin değilseniz yanlış bir hitap kullanmamak adına her zaman ‘Dear Sir/Madam,’ şeklinde başlayabilirsiniz. Eğer çok sık yazıştığınız bir iş insanı ise ‘Hi,’ ya da ‘Hello,’ gibi hitaplarla da başlayabilirsiniz. Çok daha resmi bir kuruma yazıyorsanız ilgili kişiye anlamına gelen ‘To whom it may concern,’ şeklinde başlamanız daha uygun olacaktır.
Sonrasında mailinizin yazım amacını belirten cümlelere geçebilirsiniz. Cümleleriniz olabildiğince açık ve anlaşılır olmalıdır. ‘I am writing to you regarding…….’ (….. konusunda size yazıyorum) ya da ‘ I am writing to you about ……..’ (…… hakkında size yazıyorum) şeklinde kalıplar kullanabilirsiniz.
Tam olarak istediğiniz şeyi belirtmek için konuya göre seçenekleriniz çoğalır. Bir fiyat talep edecekseniz ‘What is your current list price …….’ ( …… için şu anki liste fiyatınız nedir?), bir bilgi talep ediyorsanız ‘I would be very grateful if you could send met his informtaion. (Bana bu bilgiyi gönderebilirseniz çok sevinirim.) gibi bir cümleyi tercih edebilirsiniz.
Eğer yazınız bir bilgilendirme yazısı ise ‘I would like to inform you about ……’ (Size ………. Hakkında bilgi vermek istiyorum.’ kalıbı en çok kullanılan kalıplardandır. Vereceğiniz haber üzücü bir haber ise ‘I am sorry to inform you that……’ (Size üzülerek bildiriyorum ki………) şeklinde bir kalıp kullanabilirsiniz.
İş mailleri genellikle cevap beklenen mailler olduğu için cevap beklediğinizi belirten cümleler kurmanız mailini havada kalmasını engelleyici bir unsur olacaktır. ‘ Please reply as sson as possible.’ (Lütfen en kısa sürede cevap veriniz.) gibi bir cümle en sık kullanılan cümleler arasındadır.
Maillerinizin sonunda bağlayıcı cümleler kullanmanızı öneririz. Mesela ‘If you have any further questions, please don’t hesitate to contact me.’ ( Daha fazla sorunuz olur ise, lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin.) cümlesi en çok kullanılan cümleler arasındadır.
En sonunda da karşınızdaki kişiye teşekkürlerinizi iletişim bilgilerinizi yazdıktan sonra mailini bitirebilirsiniz. ‘Best/Kind Regards,’(En iyi dileklerimle), ‘Yours sincerely,’ (Saygılarımızla) bunlardan sık kullanılanlarıdır.
Elimizden geldiğince iş mail kalıplarını örneklerle anlatmaya çalıştık. Umarım faydalı olmuştur.
